Como cortar custo sem cortar o que faz vender

O imposto quase nunca é o vilão

Pergunte a um MEI qual é o maior custo do negócio e a resposta costuma ser o imposto. Os números dizem outra coisa.

Um MEI de serviços paga R$ 1.032,60 de DAS no ano inteiro, e mais de 94% disso é contribuição previdenciária, não tributo. Agora compare com custos que raramente são somados:

Cada uma dessas linhas isolada passa despercebida. Somadas, elas fazem o imposto parecer pequeno. E, diferente do DAS, todas são negociáveis ou evitáveis.

Os três tipos de custo, e onde cada um se esconde

Custo direto é o que existe por causa da venda: mercadoria, matéria-prima, a hora aplicada no serviço. Some com a venda, cai com ela. É o mais fácil de ver e o menos rendoso de cortar, porque cortar aqui costuma significar piorar o produto.

Custo fixo é o que existe mesmo sem vender: aluguel, internet, mensalidade de sistema, tarifa de conta, pró-labore. Em mês fraco, é ele que aperta. É o alvo certo da tesoura.

Custo invisível é o que sai sem virar uma linha na sua cabeça. Taxa de antecipação diluída no extrato da maquininha, tarifa cobrada em serviço avulso, multa por atraso, retrabalho por erro. Esse é o grupo mais caro do pequeno negócio brasileiro, justamente porque ninguém soma.

Medir antes de cortar

O exercício leva uma hora e muda a conversa. Pegue o extrato de um mês típico e classifique cada saída nos três grupos.

Depois calcule o peso de cada custo fixo sobre o faturamento do mesmo mês. Uma mensalidade de R$ 57 pesa 5,7% para quem fatura R$ 1.000 e 0,8% para quem fatura R$ 6.750. É o mesmo valor com significados opostos.

A lista ordenada por peso, não por valor absoluto, mostra por onde começar. Quase sempre o topo dela surpreende.

Os cinco custos invisíveis mais comuns

1. Antecipação de recebíveis por hábito. Antecipar é caro e o custo soma à taxa da venda. Se o crédito custa 4% e a antecipação 2%, o custo real é 6%. Antecipar por emergência é ferramenta; antecipar todo mês é financiamento caro disfarçado de fluxo de caixa.

2. Tarifa bancária que não aparece no anúncio. Conta “gratuita” costuma isentar só a manutenção. Boleto, TED e saque seguem cobrados. Quem emite muitos boletos paga mais de tarifa que de imposto.

3. Mensalidade de sistema subutilizado. Contratar o plano completo e usar dois recursos é o padrão. Revise anualmente se o plano ainda corresponde ao uso.

4. Multa e juros por atraso. DAS atrasado tem multa de 0,33% ao dia até o teto de 20%, mais juros pela Selic. Atrasar por desorganização, com dinheiro em caixa, é o custo mais evitável que existe.

5. Seu tempo em tarefa repetitiva. Três horas por mês conciliando planilha, a uma hora que vale R$ 40, custam R$ 1.440 por ano. Tempo não sai da conta bancária, mas sai do que você poderia faturar.

O que fazer, em ordem de retorno

1. Elimine multa e juros. Coloque as obrigações com prazo em débito automático ou em lembrete recorrente. Retorno imediato, custo zero.
2. Pare de antecipar por hábito. Negocie prazo com quem paga, antes de recorrer ao adiantamento caro.
3. Abra a tabela de tarifas do seu banco e compare com o seu uso real. É documento público, exigido por regulação.
4. Revise assinaturas. Cancele o que não foi aberto nos últimos 60 dias. Rebaixe plano que sobra.
5. Renegocie o custo fixo grande. Aluguel, internet e telefone respondem a pedido de revisão mais do que se imagina, principalmente na renovação.
6. Automatize o que se repete. Só depois disso, porque automatizar processo ruim consolida o processo ruim.

O que não entra na tesoura

Três coisas custam mais quando cortadas:

O que traz cliente. Cortar o canal que gera venda para economizar mensalidade é reduzir a receita para reduzir o custo. A conta piora.

A contribuição do INSS. Deixar de pagar o DAS derruba a qualidade de segurado e, com ela, auxílio-doença, salário-maternidade e pensão por morte. São R$ 86,05 por mês sustentando uma cobertura que custaria muito mais em seguro privado.

As obrigações com prazo. Adiar a declaração anual para “resolver depois” gera multa mínima de R$ 50 e pode deixar o CNPJ irregular, travando certidão e crédito.

Uma rotina que sustenta

Corte de custo não é projeto, é hábito. Três momentos bastam:

• Todo mês, 15 minutos: conferir o que saiu da conta e marcar o que não deveria ter saído.
• A cada trimestre, 1 hora: revisar assinaturas e recalcular o peso de cada custo fixo sobre o faturamento atual.
• Uma vez por ano: renegociar os três maiores custos fixos e reabrir a tabela de tarifas do banco.

Quem faz o de 15 minutos raramente precisa do corte de emergência, que é sempre o mais doloroso e o que mais atinge o que fazia vender.